Pour la plupart d'entre nous, le courrier électronique est la forme de communication professionnelle la plus utilisée. Il est donc important de bien le rédiger. Bien que les e-mails ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent tout de même être professionnels pour donner une bonne image de vous et de votre entreprise.
Comment écrire un email formel
Suivez ces cinq étapes simples pour vous assurer que vos e-mails sont parfaitement professionnels.
1 - Commencez par une salutation
2 - Remercier le destinataire
3 - Exprimez votre but
4 - Ajoutez vos remarques
5 - Terminer par une fermeture
Commencez par une salutation
Commencez toujours votre courrier électronique par une salutation telle que "Chère 'PRENOM du destinataire'". Si votre relation avec le lecteur est formelle, utilisez son nom de famille (par exemple, «Madame NOM»). Si la relation est plus décontractée, vous pouvez simplement dire «Bonjour 'PRENOM'». Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, utilisez: «À qui de droit» ou «Cher Monsieur / Madame».
Remercier le destinataire
Si vous répondez à la demande d’un client, vous devriez commencer par des remerciments. Par exemple, si quelqu'un a une question sur votre entreprise, vous pouvez dire «Merci d'avoir contacté notre société». Si quelqu'un a répondu à l'un de vos courriels, assurez-vous de dire «Merci pour votre réponse» ou «Merci de m'avoir recontacté». Remercier le lecteur le met à l'aise et vous fera paraître plus poli.
Exprimez votre but
Si vous démarrez la communication par courrier électronique, il peut être impossible d'inclure une ligne de remerciement. Au lieu de cela, commencez par exprimer votre but. Par exemple, «je vous écris pour vous renseigner sur…» ou «je vous écris en référence à…».
Indiquez clairement votre objectif dès le début de l'e-mail, puis passez au texte principal de votre e-mail. Rappelez-vous que les gens veulent lire les courriels rapidement. Soyez concis et limpide. Vous devrez également porter une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation afin de présenter une image professionnelle de vous-même et de votre entreprise.
Ajoutez vos remarques
Avant de terminer votre courrier électronique, il est poli de remercier une fois de plus votre lecteur et d’ajouter quelques mots de conclusion polis. Vous pouvez commencer par «Merci pour votre patience et votre coopération» ou «Merci pour votre considération», suivi de «Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me le faire savoir».`
Terminer par une fermeture
La dernière étape consiste à inclure une clôture appropriée avec votre nom. «Meilleures salutations», «Sincèrement» et «Merci» sont tous des professionnels. Évitez les fermetures telles que «Meilleurs voeux» ou «Salut» à moins que vous ne soyez de bons amis avec le lecteur. Enfin, avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, relisez et corrigez l'orthographe de votre courrier une fois de plus pour vous assurer qu’il est vraiment correcte.
Cher Monsieur / Madame
<<ou>>
Bonjour 'PRENOM'
1/
Je vous écris pour vous renseigner sur … <<Objectif du mail>>
<<ou>>
Je vous écris en référence à ... <<Objectif du mail>>
2/
Merci pour votre patience et votre coopération.
<<ou>>
Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me le faire savoir.
3/
Meilleures salutations.
<<ou>>
Cordialement